Stationsbewirtschaftung 2020
DIE Klinik für Querschnitts-, Rücken- und Beatmungsmedizin für querschnitts- und nicht querschnittsgelähmte Menschen, am Ufer des Sempachersees, Luzern, Schweiz. 1150 Mitarbeiter betreuen 150 Betten mit einer Auslastung von 97%.
Ausgangslage
Im Jahr 2014 wurde die Lagerbewirtschaftung der Stationen nach einem traditionellen Prozess durchgeführt:
Das Pflegepersonal bestellte zweimal wöchentlich mithilfe eines papierbasierten Prozesses. Die Bestandsaufnahme und die Bedarfsermittlung wurden von den Pflegenden selbst durchgeführt. Die Bestellungen wurden manuell in das Warenwirtschaftssystem eingegeben, von der Logistik kommissioniert und anschließend auf die Stationen geliefert. Danach war das Pflegepersonal erneut für das Einräumen des Materials und die Lagerpflege verantwortlich.
- Einfacher Prozess
- Jedoch fehleranfällig und mit hoher Arbeitsbelastung für das Pflegepersonal
Zielsetzungen: Die logistischen Tätigkeiten sollen durch die Logistik übernommen werden.
- Weitgehende Automatisierung des Nachschubprozesses
- Medienbruchfreie Bestellung
- Entlastung des Pflegepersonals von nicht pflegerischen Tätigkeiten
- Übertragung des gesamten Prozesses an die Logistik
- Einsparungen über den gesamten Bewirtschaftungsprozess
- Weniger Schwund und abgelaufenes Material auf den Stationen
- Emotionale Entlastung des Pflegepersonals
Projektverlauf:
Die ersten Gespräche mit dem Schweizer Paraplegiker-Zentrum (SPZ) fanden 2014 statt. Es folgte eine Testphase, danach eine Pilotinstallation mit anschließender Stabilisierungsphase. Nach erfolgreichem Abschluss des Initialprojekts wurde die Ausweitung beschlossen. Das System wurde und wird in sechs Phasen auf allen Bettenstationen installiert.
Zusätzlich zu den geplanten Wechseln zwischen dem alten und neuen Gebäude – teilweise auch wieder zurück – wurde das ERP-System während des laufenden Betriebs ersetzt und die Serverinfrastruktur intern übernommen.
- Schrittweise Umsetzung
- Wechsel des ERP-Systems
- Umzüge zwischen Stationen
Herausforderungen: Während der Stabilisierungsphase waren sowohl organisatorische Anpassungen als auch Prozessoptimierungen erforderlich. Zudem mussten Verbesserungen am System vorgenommen werden, insbesondere weil das SPZ hier eine Pionierrolle übernahm. Die kontinuierlichen Wechsel zwischen den Stationen während des laufenden Betriebs erforderten zudem eine sorgfältige Planung und Vorbereitung aller Beteiligten.
- Notwendigkeit organisatorischer Anpassungen
- Sorgfältige Planung als Grundvoraussetzung
Ergebnisse und Fakten:
Reduktion pro Woche und pro Station:
- 150 Minuten weniger Aufwand für das Pflegepersonal bei der Materialverwaltung
- Mentale Entlastung des Pflegepersonals
- 1 Stunde weniger Aufwand für Nachbestellungen (Logistik und Pflege)
- Reduzierung der Kosten für abgelaufenes Material
- Senkung der Bestände
- Reduzierung des Zentrallagerbestands durch geringere Vorräte auf den Stationen
- Stabiles Gesamtsystem
Fazit des Schweizer Paraplegiker Zentrums:
Wir empfehlen AutoInventory von Wiegand AG!
Aus Sicht des Einkaufs:
- Die Investition hat sich gelohnt – das System erfüllt die Erwartungen
- Die Zusammenarbeit mit Wiegand war sehr gut
- Ideen und Anregungen wurden kontinuierlich umgesetzt
Aus Sicht der Logistik:
- Einfacher, effizienter: Deutliche Zeitersparnis durch weniger Prozessschritte und Wegfall von Kontrollen
- Bessere Zusammenarbeit mit dem Pflegepersonal
Jedoch:
- Die Aufnahme von Ersatzartikeln ist noch aufwendig
- Die Beschriftung kann weiter verbessert werden
