Das Spital Zollikerberg will langfristig die Versorgungslogistik im gesamten Haus optimieren und entschied sich bereits im Jahr 2017 für AutoInventory
Das Spital Zollikerberg will langfristig die Versorgungslogistik im gesamten Haus optimieren und entschied sich im Jahr 2017 ein erstes Teilprojekt zu starten. Nach einer intensiven Evaluationsphase wurde die automatische Logistiklösung AutoInventory von Wiegand für die Optimierung der Bettenstation sowie des Gebärsaals ausgewählt. Durch den Einsatz der Logistiklösung sollte die Versorgungslogistik auf den Stationen optimiert und automatisiert werden.
Durch den Einsatz von AutoInventory sollten für das Spital folgende Ziele erreicht werden:
- Entlastung der Pflege: Wegfall der Bestell- und Logistikarbeiten
- Übernahme von logistischen Aufgaben durch die Logistik
- Einführung einer Versorgungsassistenz
- Steigerung der Bestandsqualität<
- Reduktion der Lagerbestände auf Stationen à Kapitalbindung mindern
Um diese Ziele erreichen zu können, entschied man sich zu einem phasenweisen Ablauf. Zuerst wurde die Privatstation 2 mit der Logistiklösung AutoInventory ausgerüstet. Danach folgte eine Stabilisierungsphase, um die Versorgungsprozesse der Privatstation 2 optimieren zu können. Diese Phase diente auch dazu, das System ausgiebig zu testen und gleichzeitig Ansätze zur künftigen Standardisierung bei der Einrichtung der Stationslager entwickeln zu können. Nachdem Abschluss dieser Stabilisierungsphase begann die Ausbreitung der Logistiklösung den zuvor definierten Bereichen.
Das Spital Zollikerberg hatte einige Herausforderungen zu meistern, damit die Standardisierung und somit auch die Optimierung der Versorgungslogistik möglich wurden. Im Spital hat man, wie in den meisten Einrichtungen, unterschiedliche Raum-Layouts pro Station, welche beachtet werden mussten. Zudem hat jede Station unterschiedliche Bedürfnisse an Materialsortiment und Mengen. In intensiven Gesprächen mit der Stationsleitung sowie der Apotheke wurden gemeinsam Lösungen erarbeitet.
Das Projektteam plante das Vorgehen zur Implementierung der neuen Logistiklösung eingehend und war sich der Herausforderungen bewusst. Trotz der verschiedenen Bedürfnisse, den vielen involvierten Personen und den Aufgaben des Tagesgeschäfts, konnte die Ausbreitung von AutoInventory auf den Stationen Stück für Stück realisiert werden. Hervorzuheben ist, dass die Verbreitung massgeblich durch das Spital selbst realisiert wurde. Der ganze Aufbau sowie die Inbetriebnahme von AutoInventory auf den Stationen wurden in Eigenregie betrieben. So reduzierte sich die Aufgabe der Wiegand AG auf den Mitaufbau der ersten Stationen und danach auf Einrichtungs-Support und Material-Lieferungen. Bei Unklarheiten oder Problemen stand die Firma Wiegand natürlich jederzeit für zur Verfügung.
Die folgenden Vorteile konnten durch das Projekt «Optimierung Versorgungslogistik», aus Sicht des Einkaufs und der Logistik des Spitals Zollikerberg errungen werden:
- Minimierung des täglichen Gesamtaufwandes für die Materialbewirtschaftung
- Bestellungen werden automatisch ausgelöst
- Keine Fehlbestellungen im SAP, keine Retouren
- Kein E-Mail/Fax/Telefon für zu Bestellungen und Expresslieferungen
- Tagesaktueller Inventarbestand
- Keine abgelaufenen Materialien, sehr zeitnaher Verbrauch
- Standardisierung/Strukturierung des Artikelsortiments und ggf. der Lagerorte
Nach der Einführung der Logistiklösung AutoInventory und einer kurzen Eingewöhnungszeit war das Feedback aller beteiligten Abteilungen sehr positiv. Zum einen werden die Pflegefachkräfte komplett von sämtlichen Bestell- und Logistikarbeiten befreit. Die Pflegefachkräfte sparen Zeit und können sich wieder auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Davon profitieren insbesondere auch die Patientinnen und Patienten. Die standardisierten Stationen bieten einen guten Überblick und das Personal schätzt die Ordnung sehr. Die Zusammenarbeit von Pflegefachkräften und dem Zentrallager funktioniert im Spital Zollikerberg sehr gut und die Mitarbeiter schätzten den Austausch mit den anderen Abteilungen. All das führt im Spital Zollikerberg auch dazu, dass der Beruf der Pflege zusätzlich an Attraktivität gewinnt und sich das Spital als Arbeitsgeber noch besser positionieren kann.
Der Einkauf meldete, dass durch den Einsatz von AutoInventory das Bestellvolumen spürbar verringert werden konnte und die Retouren eliminiert wurden. Die Mitarbeiter im Einkauf, sowie in der Apotheke wurden von der Wiegand AG speziell zu Superusern von AutoInventory ausgebildet, sodass das Spital zusätzliche Unabhängigkeit gewonnen hat. Dies steigert zusätzlich die Effizienz im Spital.
Heute werden die Bettenstation sowie der Gebärdesaal, mit AutoInventory bewirtschaftet und ausschliesslich durch die Logistikassistenz des Einkaufs und der Apotheke betreut. Das Spital Zollikerberg konnte die gesteckten Ziele mit dem Einsatz von AutoInventory erreichen und hat die Versorgungslogistik massgeblich optimiert. Mit regelmässigen «Round Table» unterstützt das Spital den Austausch zwischen Einkauf, Logistik, Apotheke und Stationsleitung um die Prozesse weiter zu verbessern. Gemeinsam mit der Wiegand AG arbeitet das Spital eng zusammen, um die Logistiklösung AutoInventory und deren Einsatz im Spital weiter zu entwickeln und zu verbessern.
