Gestion des stations 2020
LA clinique spécialisée en médecine de la paraplégie, de la colonne vertébrale et de la respiration artificielle pour les personnes atteintes ou non de paralysie médullaire, située au bord du lac de Sempach, à Lucerne, en Suisse. 1150 employés prennent en charge 150 lits avec un taux d’occupation de 97 %.
Situation initiale
En 2014, la gestion des stocks des stations était effectuée selon un processus traditionnel :
Le personnel soignant passait commande à l’aide d’un processus papier, deux fois par semaine. L’évaluation des stocks et la détermination des besoins étaient réalisées par les soignants eux-mêmes. Les commandes étaient ensuite saisies manuellement dans le système de gestion des marchandises, préparées par la logistique, puis livrées aux stations. Après cela, le personnel soignant était à nouveau responsable du rangement du matériel et de la gestion des stocks.
- Processus simple
- Mais sujet aux erreurs et impliquant une charge de travail importante pour le personnel soignant
Objectifs : Les activités logistiques doivent être effectuées par la logistique
- Automatisation maximale du processus de réapprovisionnement
- Commande sans rupture de média
- Décharge du personnel soignant des tâches non liées aux soins
- Transfert du processus à la logistique
- Réduction des coûts sur l’ensemble du processus de gestion
- Moins de pertes/périmés dans les stations
- Allègement émotionnel pour le personnel soignant
Déroulement du projet : Les premières discussions avec le Centre suisse des paraplégiques (SPZ) ont eu lieu en 2014. Cela a été suivi d’une phase de test, puis d’une installation pilote avec une phase de stabilisation. Après la réussite du projet initial, l’expansion du système a été décidée. Le système a été installé sur l’ensemble des unités de soins en six phase, cette installation et se poursuit toujours.
En plus des transitions planifiées entre l’ancien et le nouveau bâtiment – et parfois en sens inverse – le système ERP a été remplacé en cours d’exploitation, et l’infrastructure serveur a été intégrée en interne.
- Mise en œuvre par étapes
- Changement du système ERP
- Déplacements entre les unités de soins
Défis : Durant la phase de stabilisation, des ajustements organisationnels et des adaptations des processus ont été nécessaires, ainsi que des améliorations du système. Cela s’explique principalement par le rôle de pionnier du SPZ dans ce domaine. De plus, les changements continus entre les stations en cours d’exploitation ont exigé une planification et une préparation minutieuses de toutes les parties prenantes.
- Nécessité d’adaptations organisationnelles
- Planification rigoureuse comme condition préalable
Résultats et faits clés:
Réduction par semaine et par unité :
- 150 minutes de travail en moins pour le personnel soignant dans la gestion des matériaux
- Allègement mental du personnel soignant
- 1 heure de travail en moins pour les réapprovisionnements (logistique et soins)
- Réduction des coûts liés aux matériaux périmés
- Diminution des stocks
- Réduction du stock central grâce à des niveaux de stock plus bas dans les unités
- Système global stable
Conclusion du Centre suisse des paraplégiques :
Nous recommandons AutoInventory de Wiegand AG !
Du point de vue des achats :
- L’investissement en valait la peine – le système répond aux attentes
- La collaboration avec Wiegand a été excellente
- Les idées et suggestions ont été continuellement mises en œuvre
Du point de vue de la logistique :
- Plus simple, plus efficace : gain de temps significatif grâce à moins d’étapes et l’absence de contrôles
- Meilleure collaboration avec le personnel soignant
Toutefois :
- L’intégration des articles de remplacement reste fastidieuse
- L’étiquetage pourrait encore être amélioré
