L’hôpital de Zollikerberg vise à optimiser la logistique de son approvisionnement à long terme et a décidé dès 2017 de mettre en place AutoInventory
Un projet pilote a été lancé en 2017 pour améliorer la logistique d’approvisionnement. Après une phase d’évaluation approfondie, AutoInventory, une solution logistique automatisée développée par Wiegand, a été choisie pour optimiser les services d’hospitalisation et la salle d’accouchement. L’objectif était de rationaliser et d’automatiser les processus d’approvisionnement au sein des différentes unités hospitalières.
L’introduction d’AutoInventory visait à atteindre les objectifs suivants :
- Réduire la charge de travail du personnel infirmier en supprimant les tâches liées aux commandes et à la logistique
- Transférer les responsabilités logistiques au service logistique
- Mettre en place une assistance à l’approvisionnement
- Améliorer la qualité des stocks
- Réduire les niveaux de stock dans les services hospitaliers, afin de diminuer le capital immobilisé
Afin d’assurer le succès du projet, une approche progressive a été adoptée. Le service privé 2 a été la première unité équipée d’AutoInventory. Une phase de stabilisation a suivi, permettant d’affiner les processus d’approvisionnement et de tester le système en profondeur. Cette phase a également servi à développer des stratégies pour la standardisation future du stockage dans les unités hospitalières. Une fois la stabilisation achevée, AutoInventory a été progressivement déployé dans d’autres zones prédéfinies de l’hôpital.
L’hôpital de Zollikerberg a dû relever plusieurs défis pour standardiser et optimiser sa logistique d’approvisionnement. Comme dans de nombreux établissements de santé, les unités hospitalières ont des configurations spatiales différentes, nécessitant des solutions adaptées. De plus, chaque service a des besoins spécifiques en termes d’assortiment de matériel et de quantités de stock. Une étroite collaboration entre les responsables des services et la pharmacie a permis de développer des solutions adaptées.
L’équipe du projet a soigneusement planifié le processus d’implémentation, consciente des défis posés par la diversité des besoins, le grand nombre de parties prenantes impliquées et la gestion des activités quotidiennes. Malgré ces complexités, le déploiement progressif d’AutoInventory a été réalisé avec succès. Un point clé à souligner est que l’hôpital lui-même a pris en charge la mise en œuvre d’AutoInventory. L’installation et la mise en service ont été gérées en interne, tandis que Wiegand AG a apporté un soutien initial pour les premières unités, puis s’est concentrée sur l’assistance à la configuration et la fourniture de matériel. L’entreprise est restée disponible à tout moment pour fournir des clarifications et un support en cas de besoin.
L’optimisation de la logistique d’approvisionnement a apporté des améliorations significatives pour les services des achats et de la logistique de l’hôpital :
- Réduction significative du temps consacré à la gestion des matériaux
- Génération automatique des commandes
- Suppression des erreurs de commande dans SAP et élimination des retours
- Plus besoin d’e-mails, de fax ou d’appels téléphoniques pour passer des commandes ou organiser des livraisons urgentes
- Suivi en temps réel des stocks
- Élimination des matériaux périmés grâce à une consommation optimisée
- Standardisation et structuration de l’assortiment d’articles et des zones de stockage
Après l’introduction d’AutoInventory et une courte phase d’adaptation, tous les services concernés ont donné un retour extrêmement positif. Le personnel infirmier a été totalement déchargé des tâches liées aux commandes et à la gestion logistique, ce qui lui permet de se concentrer pleinement sur les soins aux patients. Cette amélioration a eu un impact direct sur la qualité des soins prodigués.
De plus, la standardisation du stockage dans les services hospitaliers permet une meilleure organisation, rendant le travail plus efficace et structuré. La collaboration entre le personnel infirmier et l’entrepôt central fonctionne très bien, et les employés apprécient l’échange interservices.
Par ailleurs, l’optimisation de la logistique d’approvisionnement a renforcé l’attractivité du métier infirmier, améliorant ainsi le positionnement de l’hôpital de Zollikerberg en tant qu’employeur de choix.
Le service des achats a également constaté une réduction significative du volume des commandes, tandis que les retours ont été éliminés. Les employés du service des achats et de la pharmacie ont été formés par Wiegand AG pour devenir superutilisateurs d’AutoInventory, augmentant ainsi l’autonomie de l’hôpital et renforçant son efficacité globale.
Une logistique d’approvisionnement optimisée et tournée vers l’avenir
Aujourd’hui, les unités d’hospitalisation et la salle d’accouchement sont gérées avec AutoInventory, et l’approvisionnement est pris en charge exclusivement par les équipes logistiques des achats et de la pharmacie. Grâce à l’implémentation d’AutoInventory, l’hôpital de Zollikerberg a atteint ses objectifs d’optimisation de la logistique et a considérablement amélioré la gestion globale des approvisionnements.
Afin d’assurer une amélioration continue des processus, l’hôpital organise régulièrement des tables rondes réunissant les équipes des achats, de la logistique, de la pharmacie et les responsables des unités hospitalières. De plus, l’hôpital de Zollikerberg continue de collaborer étroitement avec Wiegand AG afin de développer et optimiser davantage l’utilisation d’AutoInventory dans l’environnement hospitalier.
